كيف تُحسن الاجتماعات للدكتورة مها فؤاد

كيف تُحسن الاجتماعات

الإعداد للاجتماعات
1- الحاجة إلى الاجتماع واضحة.
2- الأشخاص المناسبون سيحضرون.
3- تم حجز مكان الاجتماع.
4- تم تأمين المواد المطلوبة وهي متوفرة.
5- تم إرسال دعوات الاجتماع.
6- سوف يشمل الاجتماع ما يلي:
* غرض الاجتماع.
* النقاط المدرجة على أجندة الاجتماع.
* مكان الاجتماع.
* أوقات البداية والنهاية.
* الاستعدادات التي يجب على المشاركين القيام بها.

رئيس الاجتماع
1- توجيه الاجتماع.
2- الالتزام بأجندة الاجتماع.
3- تشجيع المشاركين على المشاركة.
4- السماح للمشاركين بإكمال نقاطهم.
5- ضمان عدم الخروج عن الموضوع.
6- تلخيص نقاط الاجتماع.
7- ضمان اتخاذ قرارات (من؟ وماذا؟ ومتى؟).

السكرتير
1- يكتب محضر الاجتماع.
2- يوضح من، وماذا، ومتى يتم تطبيق الإجراءات.
3- يوزع المحضر في وقت معقول.

المشاركون
1- يحضرون دائماً في الوقت المحدد.
2- يستمعون للمتحدثين ويحاولون فهم الآخرين.
3- لا يقاطعون المتحدثين.
4- ضمان جو مفتوح وخلاق.
5- يثيرون نقاطاً واضحة ومباشرة.
6- يوزعون الوثائق المعنية.

مضيعوا الوقت

اجتماع مضيعي الوقت
* سبب الاجتماع غير واضح.
* المشاركون لا علاقة لهم بالاجتماع.
* كثير من الاجتماعات.
* لا توجد أجندة للاجتماعات.
* محضر الاجتماع غير واضح أو غير موجود أصلاً.
* نقاشات عديمة الفائدة.
* لا توجد معلومات مرتدة.
* لا توجد قرارات.
* لا توجد متابعة أو شبه معدومة.
* رئيس الاجتماع ضعيف الشخصية.
* لا يبدأ الاجتماع في الوقت المحدد.
* تحدث كثير من المقاطعات من الخارج.
* عدم الالتزام بموضوع الاجتماع.
* لا ينتهي الاجتماع في الوقت المحدد.
* يستغرق وقتاً أكثر من المتوقع.
* لا يوجد محدد لكل موضوع.
* ضعف التحضير للاجتماع.
* ضعف التحضير من قبل المشاركين.
* لا يوجد هيكل عام للاجتماع.
* لا توجد مداولات.
* مكان الاجتماع بعيد ويحتاج إلى وقت طويل للوصول إليه.

الاتصال بمضيعي الوقت
* لا توجد خطة للسرية الشخصية.
* نقاشات غير موضوعية.
* الرغبة في المشاركة في العديد من الأشياء.
* عدم القدرة على اختصار المحادثات.
* لا يوجد وقت محدد لانتهاء المحادثات.
* عدم تحديد الأولويات.
* لا يوجد سكرتير.

ضعف في الإنابة
* عدم الشعور بالأمن (الخوف من الفشل).
* فقد الثقة بالآخرين.
* الكثير من المراقبة.
* انعدام وجود إرشادات وإن وجدت فهي سيئة.
* إنابة المسؤوليات الرسمية دون تفويض حقيقي.
* الخوف من أن زميلك في العمل يستطيع أداء العمل بصورة أفضل منك.
* تفضيل الفعل على الإدارة.
* وضع زملاء العمل تحت الضغوط.

من دبلومة السكرتاريه التنفيذيه
مع تحيات د. مها فؤاد (مطورة الفكر الانسانى)
تعرف أكثر عن الدكتورة .مها أحمد فؤاد

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]afouad.blogspot.com